西安外国语大学国资处 
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规章制度  

西安外国语大学物资设备采购管理办法

 
西外大国资发〔2007〕10号  
 
 
第一章  总则    
第一条  为加强对学校物资设备采购工作的管理,规范采购行为,提高资金使用效益,根据国家和学校的有关规定,特制定本办法。  
第二条  本办法所指物资设备包括教学科研、图书资料、后勤服务、办公使用的各类物资设备。  
第三条  各单位使用学校资金、自筹资金、贷款、捐赠资金采购物资设备,均适用本办法。  
第四条  物资设备的采购工作应遵循公开、公平、公正、高效和维护学校利益的原则。  
 
第二章  管理机构及职责  
第五条  学校成立物资设备采购领导小组。组长由校长担任,副组长由主管校领导和工会主席担任,成员由国有资产管理处、监察室、审计处、计划财务处和工会负责人组成。根据不同的物资采购项目,可吸收使用部门负责人和有关技术专家2-3人为小组成员.       学校物资设备采购领导小组的职责是:审定学校物资设备采购的政策、法规及规章制度;审定学校物资设备采购计划和年度总结;审定学校物资设备采购方式;审定学校物资设备采购项目的合同;负责重大物资设备采购项目的招标工作;对学校物资设备采购活动进行监督,对纠纷进行调处。  
第六条  学校物资设备采购领导小组下设采购管理办公室,挂靠国有资产管理处,全面负责物资采购的论证、考察、招投标、合同的签订、合同履行情况的检查等全过程工作。  
第七条  学校采购管理办公室对物资设备采购领导小组负责,行使采购管理职能,执行采购决策,办理采购管理办公室的日常工作,确保采购工作有序按章完成。其主要职能如下:  
1、贯彻执行学校物资设备及图书资料采购的政策、法规和各项制度;  
2、 会同计划财务处制定学校物资设备及图书资料采购计划,并负责组织实施;  
3、负责学校物资设备及图书资料采购标书、合同及相关文件的制作;  
4、代表学校与供货方签订物资设备及图书资料采购合同;  
5、组织、配合有关单位完成零星物资采购项目;  
6、负责组织有关部门对物资设备及图书资料采购进行监督,督促供货方按合同提供售后服务;     7、收集整理市场信息、资料,并为全校提供物资信息咨询服务;  
8、完成学校物资设备及图书资料采购领导小组交办的其他工作。  
 
第三章  采购范围    
第八条  国家教育部颁布的《高等学校固定资产分类目录》中规定的物资均属学校采购范围。  
第九条  本规定负责组织采购的物资设备有:1.仪器仪表;2.机电设备;3.电子设备; 4.印刷机械;5.卫生医疗器械;6.文体设备;7.标本模型;8.文物及陈列品;9.工具、量具和器皿;10.家具;11.行政办公设备及低值批量物资;12.图书;13.被服装具。  
第十条  其他几类:1.房屋建筑物;2.土地;3.植物; 4.牲畜;5.与建筑工程结合紧密的设备,分别由后勤基建管理处及其他相关部门负责组织招标。  
第十一条  新西北培训学院、继续教育学院、附属西安外国语学校、后勤服务集团、产业经济实体自筹经费购置属于第九条的物资设备纳入学校采购范围。  
 
第四章  物资采购审批    
第十二条  学校各单位采购物资设备应上报物资设备采购计划,学校按计划进行集中采购,减少零星采购数量。学校按照发展情况和各单位实际需要,本着“勤俭办事,精打细算,合理布局,轻重缓急,逐步解决”的原则审批。 
(一)学校各教学、科研、行政单位应于每学期末向国有资产管理处上报下一学期的设备购置计划,同时按照“工作需要为主,适当超前”的原则组织论证,编制论证报告,国有资产管理处初审、汇总后上报校长办公会审定。  
(二)各教学、科研、行政单位在学期中临时急需的物资,采购计划金额10万元以内须经主管校领导审批,采购计划金额10万元以上需经校长审批,批准后由国有资产管理处按规定程序采购。 
(三)新西北培训学院、继续教育学院、高职部、附属西安外国语学校、后勤服务集团、产业经济实体、物资设备购置计划报主管校领导审批,单台金额5万元以上或单批采购合计金额5万元以上的大宗采购计划,按照学校规定的采购方式进行采购。  
 
第五章  采购方式    
第十三条  学校物资设备采购一般采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式,公开招标采购的物资设备,按有关政府采购管理文件精神执行。各种采购应坚持货比三家的原则,在保证质量的前提下,低价采购。  
邀请招标采购,是指采购机构以投标邀请书的形式邀请三个或三个以上特定供应商投标的采购方式。  
竞争性谈判采购,是指采购机构直接邀请三家或三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。  
询价采购,是指采购机构对三家或三家以上的供应商的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。  
单一来源采购,是指采购机构向一家供应商直接购买的采购方式。  
第十四条  采购金额在10万元及以上时一般应实行邀请招标采购的方式。  
第十五条  属于下列情形之一的,可以采取竞争性谈判采购方式,由国有资产管理处、使用部门与监察室、审计处等部门共同采购。  
(一)招标后,没有供应商投标或者没有合格标的;  
(二)因出现不可预见的情况而急需采购,无法按招标方式进行的;  
(三)投标文件的准备需较长时间才能完成的;  
(四)供应商准备投标文件需要高额费用的;  
(五)对高新技术含量有特别要求的;  
(六)采购金额在10万元以下2万元及以上的。  
第十六条  采购价格弹性不大的标准规格现货,可以采用询价采购方式由国有资产管理处和使用部门采购,报销前由监察室、审计处审签。  
第十七条  属于下列情形之一,可以采取单一来源采购方式。由国有资产管理处和使用部门采购,报销前由审计处审签。  
(一)只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专有权,且无其他合适替代的;  
(二)原采购的后继维修、零配件供应、更换或扩充必须向原供应商采购的;  
(三)在原招标目的范围内,补充合同的价格不超过原合同价格的50%,因而必须与原供应商签约的;  
(四)预先声明需对原有采购进行后继扩充的。  
第十八条  购置单位采购进口仪器设备,应尽量通过符合海关优惠政策条件的形式进行采购。  
 
第六章  图书资料采购方式及程序    
本管理办法中的图书资料主要是指学校图书馆订购的中外文纸质图书、中外文纸质期刊、电子图书、电子期刊、光盘、数据库等。其他教学单位批量采购图书资料时,可参照本管理办法执行。  
第十九条  图书资料采购方式以招标采购为主,市场直接采购为辅。  
第二十条 图书采购招标工作原则上按各种类型每年进行一次,如遇特殊情况可不定期举行。  
第二十一条  独家制作和发行、价格在3万元以上的网络文献信息数据库的采购与续订,由采购小组与发行人协商谈判采购价格,但应将情况上报主管校领导,并向审计处说明情况,书面备案。  
 
第七章  合同的签订    
第二十二条  各类大宗及批量集中采购均须签订采购合同书,采购合同按国家统一条款填写,由校长授权主管负责人签订。  
(一)《合同书》草案由国有资产管理处根据招投标文件和供货方承诺草拟。  
(二)招标文件、投标文件和供货方在招投标过程中的承诺均为经济合同的组成部分,随合同一起生效。  
(三)《合同书》在签字生效前,由审计处审签;重要经济合同还应征询学校法律顾问的意见。 
(四)物资设备及图书资料采购合同应在签订后将合同副本报计划财务处备案。  
(五)物资设备及图书资料采购合同签订后,双方应当按照合同履行各自的义务,任何一方不得自行变更或者解除合同。如发生纠纷,按照《经济合同法》规定解决。  
(六)经双方同意变更经济合同,如原经济合同超过了预算额度,应报采购领导小组批准。  
 
第八章  验收及付款    
第二十三条  凡购置的物资设备一律办理验收手续。采购到位后,使用单位须组织专人认真进行开箱验收,进行性能测试和必要的考机,合格后填写验收单。凡不符合标准的应拒收,并按合同条款索赔。  
第二十四条  付款报帐 
(一)验收合格后各单位必须按学校固定资产管理办法规定,到国有资产管理处办理固定资产验收、登记手续。 
(二)发票必须由经办人、验收人、部门负责人签字、说明用途,并根据采购经费来源由主管校领导签字。 
(三)购置单位持固定资产验收单及校领导审批的发票到计划财务处办理付款、报帐手续。  
 
第九章  纪律监督    
第二十五条  物资采购工作接受纪检、监察、审计部门、财务部门和全体师生员工的监督。校监察室负责对物资采购工作实施全过程监督。计划财务处对物资采购资金的支付负有监督责任,对不符合规定的予以拒付。  
第二十六条  对于不可避免的回扣在核算、付款、领取回扣时必须有监督人员参加。回扣必须交回付款单位,单位或个人留用、坐支回扣按贪污公款对待。  
第二十七条  采购工作人员应自觉执行采购纪律,如有违反或给学校造成损失的,除给当事人行政及组织处理外,还应承担相应的经济责任。触犯法律的,交司法机关处理。  
 
第十章  附则    
第二十八条  本办法由国有资产管理处负责解释。  
第二十九条  本办法自发布之日起施行,以前所发相关文件同时废止。